怎樣加強旅行社應收帳款的管理

旅游業是一個集食、住、行、游、購、娛于一體的綜合性經濟產業，為了滿足旅游者的各種需求，客觀上要求有飲食、住宿、交通、文化娛樂、景點以及旅游紀念品和其它日用商品的生產與銷售等綜合性設施來保證，即必須組成一個綜合性的旅游服務系統。

旅游服務系統的綜合性的客觀要求，決定了旅行社的應收帳款具有多方面性。多面性表現在：一、旅行社除了在營業廳接收散客出游之外一般情況下需要開拓一些大型企業客戶，這些大型企業為了給員工提供較好的福利政策，以體現企業的凝聚力，一般都會定期組織員工外出養，而旅行社為獲得客源，同時也為了體現自己的實力和信譽，往往會采取先旅游，后收款或先預收部分款，待旅游結束后，無質量問題再結清尾款的辦法，從而形成旅行社的應收賬款；二、外地旅行社（簡稱組團社）組團到本地來旅游，交本地旅行社（簡稱地接社）接待，組團社往往讓導游帶部分備用金，先預付一些門票費、住宿費及交通費，余款待旅游行程結束后，再結清。有的時候組團社會借用各種理由，比如住宿不達標，餐飲不衛生，旅游車不夠檔次等，拒絕全部付款。地接旅行社為了穩定客源，增加市場份額，也只能“不得已而為之”，形成旅行社與旅行社之間的應收賬款。據統計，這部分應收賬款占旅行社應收賬款總量的80%以上。

怎樣加強管理應收帳款，有以下五條措施：

一、加強業務部門銷售環節的管理

因旅行社業務部門直接同客戶打交道，對客戶比較了解，站在銷售的角度加強旅行社應收帳款的管理更具現實意義，可以從源頭控制應收帳款的發生及擴大，業務部門銷售環節應收帳款的管理應從以下幾方面著手：

(1）配合公司制定的信用政策，做好掛帳客戶的資信調查工作，了解客戶的財務狀況、經營能力、以往的業務記錄、付款信譽等是否符合公司的規定。

(2）對應收帳應落實責任到人，各業務人員經辦的業務各自負責并與其經濟效益掛購，對于逾期應收帳款的業務部門和相關人員，旅行社應當在內部以恰當方式予以警示，接受員工的監督。對于造成壞帳損失的，應按照內部管理制度扣減其獎勵工資乃至處分。

(3）建立掛帳審批制度，強化銷售管理。所有的掛帳業務均需經過有審批資格的相關人員審批后方可執行，可按照業務量大小及管理的方便，賦予不同級別的人員不同金額的審批權限，各經辦人員只能在其權力范圍內審批，超過的必須請示上一級領導審批同意。

(4）根據資信調查結果確定掛帳金額的大小和期限的長短。比如旅行社規定當年應收帳款的回收率為90%，則應確定各個掛帳客戶的最大掛帳金額并予以分配落實，以便隨時查看掛帳金額有無超過，同時規定掛帳的期限一般不超過三個月。

(5）每筆掛帳業務應及時進行確認核實并及時上報財務部門進行核算入帳，防止應收帳款的盲目擴大。

(6）掛帳時應簽訂書面的掛帳協議，協議內容包括：掛帳限額、掛帳期限、有效期、掛帳年底清帳、逾期不還的處理辦法，以便為以后出現糾紛時提供法律依據。

二、制定正確合理的信用政策

旅行社應收帳款的增大與減少，取決于旅行社執行的信用政策及執行情況。當信用政策寬松時，應收帳款和旅行社的業務量往往增加，一方面導致團隊毛利增加和市場占有率的擴大；另一方面也容易造成應收帳款回收的費用及壞帳損失的增加。當信用政策緊縮時，一方面可以減少
回收應收帳款的費用開支及壞帳損失的風險；另一方面卻不利于團隊毛利增加和市場占有率的擴大，為此各旅行社應從自身所處的市場條件及客戶的資信狀況出發，制定適當的信用政策。

制定適當的信用政策實際中運用最多的為信用五法：

(1）品德：滿足信用義務的責任，最佳測試工具是客戶以前的付款記錄；

(2）能力：目前的收入滿足信用義務的能力，主要通過查看客戶的收入情況或現金流量情況來評價；

(3）情況：對宏觀經濟及行業情況的評價來察看對申請人信用的影響；

(4）抵押品：不付款狀況下能收回的抵押品；

(5）資本：如果需要，用現有的資產滿足信用義務的能力，可以通過察看凈資產，即所有者權益凈值來評價；在實際運用中對新客戶應進行充分的資信調查，設法了解其資產狀況，以便決定是否對其提供信用，對已經建立起來的客戶，視其在公司輸送客源中所占的比例及付款信譽決定其是否提供信用或縮減信用范圍規定信用條件等。同時國外客戶的信用要求比國內客戶的要求高，因國外收款不便、私人旅行社成份較高、企業法規不同，一旦收不回來基本上就成死帳。國內客戶如收不回來可以通過沖款或法律手段來收回團款。

三、完善旅行社應收帳款的內部控制制度

旅行社要貫徹執行不同的職能分別由不同的人員和部門負責，建立崗位和人員負責制，做到責任明確、分工具體、各司其職，以此互相監督應收帳款的回收和清理工作，具體應做到以下幾點：
(1）應收帳款的掛帳單位的審批應高度集中，業務部門應寫明掛帳單位的名稱，掛帳金額，掛帳期限等報公司主管領導審批，同意后方可掛帳，否則應予以現收。

(2）業務部門應根據旅游接待計劃書上的內容，及時編制應收帳款結算單或報價書。

(3）財務結算人員憑業務部門轉來的結算單或報價書，對照旅游計劃、協議及相關價格進行審核，審核完畢后予以確認，并將此帳單傳對方單位予以確認蓋章回復后方可入帳。

(4）應收帳款的收款及開票工作應由出納人員辦理，并將收款憑證交會計人員記帳，以便及時清理已收到的應收帳款。

(5）對應收帳款產生的壞帳，應及時報批處理，報批處理時應注明單位、金額、壞帳原因及壞帳的項目等，報批權也應高度集中，已轉銷的壞帳也需在備查薄中登記，使其處于財務控制之下。

(6）應收帳款的回收工作應具體落實到人，誰銷售做團誰負責回收應收帳款。

四、加強會計核算和監控工作

(1）旅行社會計核算主要是計算團隊毛利及管理好往來帳，最重要的是應收帳款的管理。所以應按照客戶單位設應收帳款臺帳，詳細反映各業務部門及各個客戶應收帳款的發生、增減、余額及每筆帳齡等財務信息。

(2）對掛帳業務及時進行會計核算，定期編制應收帳款凈額表，包括團號，金額，掛帳期限，銷售人員及須抵沖的應付帳款。并每月將此報表反饋給各業務部門及有關人員，同時上報主管領導，以使對應收帳款引起足夠的重視。并對應收帳款作帳齡分析，結合協議內容，提請有關部門和人員采取相應的措施，減少壞帳的產生。

(3）財務結算人員定期及時向掛帳客戶寄送對帳單和催交欠款通知書。對未超過期限的，須經常予以核對雙方往來帳，主要是獲得雙方銷售人員確認、財務認可蓋章的確認書，作為雙方對帳的原始憑證，為以后收款提供依據。對超過期限的掛帳客戶，在發出對帳單的同時，分發催交欠款通知書，及時催收欠款，各銷售人員應積極配合財務人員做好此項工作。

(4）及時對應收帳款進行清理工作。通過對應收帳款的帳齡分析結合掛帳客戶的基本情況，有針對性地督促財務和銷售人員加緊催收，特別是一些信譽較差的、欠款時間較長的、金額較大的客戶。

(5）每年年終時，必須安排專人全面清查應收帳款，并與債務人核對帳戶余額，并收回款項。對收不回來的應收帳款，分析原因，提出建議，報告公司領導按內部規定予以財務處理。

五、制訂合理的收款政策

旅行社應按照旅游市場和企業自身的狀況科學地制訂應收帳款收款政策，確定合理的程序和方法。一般來說最好信用客戶按協議付款，而且付款迅速，不用催收。少數掛帳客戶將被證實是賴帳之徒，收回欠款的可能性非常之小，如何成功地與介于這兩種客戶之間的信用客戶打交道是制訂合理的收款政策的關鍵。收款過程所要遵循的一系列特定步驟，取決于賬款帳齡期限、欠款數量的大小以及其他因素，典型的收款過程可包括以下步驟：

(1）傳真：是無聲的催收方法，表示友好的提醒，如果還未付款再發，措辭可變為嚴厲一點。

(2）電話：是有聲的催收方法，在發出最初幾次傳真后催收，如果有困難，可以提出折衷辦法，付一部分款比一點不付要好。

(3）上門催收：是面對面的催收方法，在傳真電話催收無果情況下，只能派出銷售人員及財務會計上門催收，一般來說，人來了總得意思一下付款，這種效果較好。

(4）訴訟程序：如果以上都不能催收到款，且數額相當大，可以采取必要的法律行為來獲得不利于債務人的訴訟，前提是此筆債務必須經過雙方確認蓋章認可。
從以上不難看出，收款過程本身是成本付出過程，從上到下成本費用的付出越來越高，所以催收應收帳款的過程應有的放矢、應地制宜，制定出行之有效的方法來。

綜上所述，要及時收回和減少應收帳根本出路是在當前旅游經濟環境中旅行社必須加強市場調查，增加旅游產品的花色品種，強化企業的經營管理，生產出能讓旅游者滿意的產品來，擴大銷售渠道，爭取采用現銷方式銷售產品。同時應加強內部管理，運用合理的信用政策及收款政策來管理應收帳款。